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あの人を呼びたい!講演依頼のHOW TO術

文化系イベントの定番
講演会を開くには?

一雨ごとに肌寒さも増し、街中すっかり秋模様の今日この頃。文字通り「文化の日」という祝日もあるように、秋は文化系のイベントも多数開催されます。
 そんな文化系イベントでの定番の一つが、有名人や識者による講演会でしょう。ネームバリューのある有名人講師なら集客の目玉にもなりますし、専門家による、催しの趣旨に合わせた貴重な講演が聞けるのは実の部分でも大変有意義なものです。
 しかしながら、いざイベントを主催する立場になって「あの人に講演をお願いしたい」「こんな分野の専門家を呼びたい」と思い立っても、一般の方にはなかなかその方法が思い当たらないのではないでしょうか?今回はそんな方のために「講演を依頼する方法」を簡単に解説しようと思います。
 まずはイベントの日時、場所、予算規模、そして趣旨を決め、エージェント業者に連絡を取ります。人気のある会場は、特に休日などはかなり前に埋まってしまう事も多いので、少なくとも会期の半年以上前には準備を始めたい所です。講演会には、講師への謝礼、会場代の他にも、音響・照明など設備の使用費、パンフレットの印刷などなにかと費用がかかるので、最初の時点で総予算の上限をある程度明確にイメージしておいた方が良いでしょう。

 講師を仲介するエージェントは、同時にイベントの運営も請け負っている場合が多いので、不慣れな場合は全体について相談してみるのも良いでしょう。
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いよいよ運営スタート
各種事項の確認は慎重に!

 各種の希望をエージェントに伝え、打ち合わせの上講師が決定すると、エージェントから講師に依頼がなされます。スケジュールなどが一致すれば、いよいよそこから正式に契約スタートとなります。

 契約スタート後、エージェント側から見積もり、スケジュール、準備物、講師のプロフィールなどが記載された運営企画書が届きます。この時点で双方の認識に食い違いが生じていると、後々大きな問題に発展する可能性もあるので、じっくり慎重に内容を確認しましょう。

 全ての事項が決定したら、運営の開始となります。ポスターやパンフレットなどもこの時点で作成されます。講師のプロフィールや写真などは、エージェント側から供給されるものが間違い無く使用されるように配慮が必要です。万一問題に発展し、印刷のやり直しという事態になるとかなりの額の追加出費を強いられてしまいます。

 開催当日の3〜4日前になると、最終確認が行われます。当日のスケジュール、特に会場入りの時間はよく確認しておきましょう。また、地方の会場で講師の宿舎なども手配する場合は、この時点でホテルなどへの確認も行っておくと安心です。
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ついに講演会当日!
スケジュールに沿った円滑な進行を

 さあ、いよいよ講演会当日です。会場に入ったらスタッフ間でスケジュールの流れを確認し、円滑な準備の進行を目指しましょう。きちんとした時間割を各所に張り出しておき、チェックポイントごとに遅れが無いかを確認します。

 会場準備に気をとられ意外とおざなりになってしまいがちなのが、講師の控え室です。講師も人間ですので、心遣いの行き届いた会場では、自然と講演の内容も良くなる事が期待されます。必要以上の豪華さはいりませんが、スタッフが慌しく行き来する中に講師がポツン、といったような事は無いように。

 講師が到着したら、会の流れについて講師との最終確認を行いましょう。あまり講演慣れしていない講師の場合、壇上でまごついてしまう可能性もあるので、登壇、降壇のタイミングは明確にしておき、司会者などが上手くフォローするのが賢明です。

 イベントで時間の押す原因となりやすいのが客入れです。会場の規模にもよりますが、必ず誘導専任のスタッフを置いて、スムーズに進めましょう。講師の中にはかなり多忙な人もいるので、開演が押すと講演時間が短縮されてしまう事態にもなりかねません。